Dokumenty wymagane do przygotowania aktów notarianych

  1. Strona główna
  2. Dokumenty

Poniżej prezentujemy Państwu listę dokumentów wymaganych do sporządzenia dokumentów notarialnych oraz innych czynności notarialnych.

Sprzedaż lub darowizna działki

Dokumenty niezbędne do podpisania aktu notarialnego w przypadku sprzedaży lub darowizny działki to:
  • odpis zwykły z księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia: czyli jeden z wymienionych dokumentów to jest:
    • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny
    • lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku
    • lub akt poświadczenia dziedziczenia w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
  • dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, NIP, adres zameldowania),
  • dodatkowo w przypadku firm - aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
  • wartość rynkowa działki (cena sprzedaży),
  • warunki i data wydania działki,
  • nr konta bankowego,
  • dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
  • wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub decyzja o warunkach zabudowy,
  • wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej,
  • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości gdy następuje podział,
  • mapa sytuacyjna do celów prawnych.

Sprzedaż lub darowizna lokalu z księgą wieczystą

Dokumenty niezbędne do podpisania aktu notarialnego w przypadku sprzedaży lub darowizny lokalu z księgą wieczystą to:
  • odpis zwykły z księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia: czyli jeden z wymienionych dokumentów to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowy ustanowienia odrębnej własności lokalu lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
  • dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, NIP, adres zameldowania),
  • dodatkowo w przypadku firm - aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
  • wartość rynkowa lokalu,
  • warunki i data wydania lokalu,
  • nr konta bankowego,
  • zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
  • zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
  • dowód opłacenia podatku od nieruchomości i opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu.

Sprzedaż spółdzielczego prawa własności do lokalu

Dokumenty niezbędne do podpisania aktu notarialnego w przypadku sprzedaży spółdzielczego prawa własności do lokalu to:
  • zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
  • podstawa nabycia: czyli jeden z wymienionych dokumentów to jest przydział lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
  • odpis zwykły z księgi wieczystej, jeżeli została ona założona,
  • dane osobowe kupujących i sprzedających (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, NIP, adres zameldowania),
  • dodatkowo w przypadku firm - aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
  • wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
  • warunki i data wydania lokalu,
  • nr konta bankowego,
  • zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
  • zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.

Testament

Dokumenty niezbędne do spisania testamentu to:
  • dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, adres zameldowania, data urodzenia),
  • dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia).

Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości

Dokumenty niezbędne do spisania pełnomocnictwa do sprzedaży nieruchomości to:
  • dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP adres zameldowania),
  • dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania),
  • opis nieruchomości najlepiej - zwykły odpis z księgi wieczystej.

Akt poświadczenia dziedziczenia

Dokumenty niezbędne do wystawienia aktu poświadczenia dziedziczenia to:
  • akt zgonu spadkodawcy,
  • testament spadkodawcy jeżeli został sporządzony,
  • akt stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne),
  • nr PESEL zmarłego.

Umowa majątkowa małżeńska (intercyza)

Dokumenty niezbędne do spisania umowy majątkowej małżeńskiej (intercyzy) to:
  • odpis skrócony aktu małżeństwa,
  • dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, NIP, adres zameldowania).

Inne dokumenty i przydatne informacje

Poniżej prezentujemy przydatne informacje, które ułatwią załatwienie formalności notarialnych.

  • Rozliczenie spadkobierców z obowiązku podatkowego
    Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego, jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej: renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z Urzędu Skarbowego odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia zawsze jest wymagane.

  • Zaświadczenie o dziedziczeniu
    Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku to przed udaniem się do Urzędu Skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

  • Wymeldowanie przed sprzedażą
    Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się ze lokalu przed zawarciem aktu - umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała.

    Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie.

  • Koszty eksploatacyjne
    Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych - jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.